Digitale Dokumente entrümpeln den Aktenschrank
Jeder vierte Bundesbürger nutzt mittlerweile bevorzugt digitale Dokumente statt zahlreicher Aktenordner. Ein richtiges Dokumentenmanagement ist sinnvoll.
Vor allem jüngere Internetnutzer bekommen hierzulande wichtige Unterlagen lieber in elektronischer Form. Dass die Handyrechnung im E-Mail-Postfach landet und der Kontoauszug im Internet abgerufen wird, ist für viele heute schon alltäglich. Rund 23 Prozent der Internetnutzer zieht für persönliche Dokumente wie etwa Rechnungen die elektronische Form der Papierversion vor. Das ergab eine Umfrage im Auftrag des Branchenverbands Bitkom.
Besonders aufgeschlossen für die Nutzung digitaler Dokumente sind die Jüngeren: Jeder dritte 14- bis 29-Jährige erhält wichtige Schreiben lieber elektronisch als per Brief. Selbst bei den 30- bis 49-Jährigens sind es noch 28 Prozent. "Elektronische Rechnungen, Verträge und andere Unterlagen haben in der Regel denselben rechtlichen Stellenwert wie Dokumente auf Papier", sagt IT-Experte Jürgen Biffar vom Bitkom.
Drei Viertel der Befürworter von Papierdokumenten sehen aber keine Vorteile in digitalen Dokumenten, obwohl diese sich leichter wiederfinden lassen. Denn jeder Dritte hat Angst, dass bei der Datenübertragung Unbefugte auf die Dateien zugreifen könnten. Jeder Fünfte kennt keine geeigneten Ablagesysteme für digitale Dokumente und etwa jeder Siebte befürchtet, dass die digitalen Dokumente beim Versand verloren gehen könnten.
"Dokumente, die der Nutzer online speichert, sind vor Elementarschäden wie einem Rohrbruch oder Wohnungsbrand geschützt. Außerdem stehen sie jederzeit und an jedem Ort mit Internetzugang zur Verfügung und können auf verschiedenen Geräten abgerufen werden", kontert dagegen Biffar. Zudem seien viele Cloud-Dienste besonders gesichert vor Hackerangriffen.
