Wenn das papierlose Büro vor E-Mails überquillt
Berufstätige verschicken und erhalten täglich zahlreiche E-Mails. Davon sind viele Spam-Mails. Selbst wenn diese gefiltert werden, füllen sich manche Postfächer oft schneller, als man sie gewissenhaft bearbeiten kann.
Berufstätige verschicken und erhalten täglich zahlreiche E-Mails. Davon sind viele Spam-Mails. Selbst wenn diese gefiltert werden, füllen sich manche Postfächer oft schneller, als man sie gewissenhaft bearbeiten kann. Das ist nicht nur für die Mail-Server eine Belastung. Dieser Stressfaktor für alle Beteiligten ist aber vermeidbar. "Klare Kommunikationsrichtlinien ermöglichen ein strukturiertes und damit effizienteres Arbeiten. Manchmal ist die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt", sagt Natalie Engst, Expertin für digitalen Arbeitsschutz beim TÜV Rheinland.
Abgesehen davon, dass beim Schriftverkehr die sogenannte "nonverbale Kommunikation" entfällt, tun sich oft bei schnell verfassten Nachrichten, die dem Versender noch klar erscheinen, beim Empfänger dann Fragen auf. Diese müssen wiederum geklärt werden und die nächste Runde des E-Mail-Karussells beginnt. Die Expertin rät daher, einfach mal zum Telefon zu greifen oder das direkte Gespräch mit dem betreffenden Mitarbeiter zu suchen. Wer dennoch auf den digitalen Schriftverkehr schwört, macht sich das Leben einfacher, wenn automatische Filter eingesetzt werden. "Alle gängigen E-Mail-Programme können Nachrichten nach Absender, Domain und Stichworten filtern. Das macht die Bearbeitung großer E-Mail-Mengen leichter - und das nicht nur nach der Urlaubszeit", sagt Natalie Engst.
